Seção de Contratos - Fipli
Descrição
A seção de Contratos centraliza a gestão dos contratos comerciais da unidade. Nela, o usuário lista contratos por período, cliente e regras de recorrência, cadastra vigências e cobranças, vincula um pedido de venda modelo, gerencia templates e anexos, acompanha pedidos gerados pelo contrato e envia o contrato ou a cobrança ao cliente.
Funcionalidades Principais
Listar contratos
Na tela de Contratos, a listagem aparece abaixo dos filtros e exibe os contratos da unidade selecionada. A tabela mostra se o contrato está ativo, nome do contrato, cliente, vigência, recorrência, indicação de pagamento, prorrogação automática, descrição e a coluna Ações.
Acima da tabela ficam os botões Novo Contrato e Exportar Excel, além do seletor Ativos, Inativos e Todos. Esse seletor controla quais contratos aparecem na grade sem alterar os filtros principais.
Use a navegação de ano e mês para ajustar rapidamente o período de vigência pesquisado. Também é possível refinar a consulta pelos campos Unidade, Cliente, Tipo de Recorrência, Contrato gera pagamento, Prorrogação automática, De e Até. Depois de ajustar os filtros, clique em Pesquisar para atualizar a lista.
Criar contrato
Clique em Novo Contrato, no topo da tela, para abrir o formulário de cadastro. O formulário começa pela seção Contexto, onde são definidos a unidade, o cliente e o nome do contrato.
Em seguida, preencha a seção Vigência e cobrança com as datas de início e fim, o tipo de recorrência e a regra de vencimento. Conforme o tipo escolhido, o sistema exibe campos específicos:
- Única: data exata do vencimento.
- Mensal: dia do mês.
- Anual: dia e mês da recorrência.
O formulário também exige uma vigência válida, com data inicial menor ou igual à data final. Para contratos com pedido de venda modelo, a data prevista do pedido precisa ficar dentro da vigência configurada.
Ao final, revise as observações, templates, anexos e o modelo de pedido de venda, quando aplicável. Clique em Salvar contrato para concluir.
Gerenciar templates de contrato
Os templates de contrato são modelos usados para montar o conteúdo enviado ao cliente. Eles podem ser criados, editados, duplicados, definidos como padrão da unidade, ativados ou desativados.
Para acessar, entre em Contratos, selecione a unidade nos filtros e abra o formulário de criação ou edição de contrato. Na área de templates do formulário, use a opção de gerenciamento de templates para abrir a janela Templates de contrato.
Na janela, a tabela mostra o Nome, a data de atualização, o Status e a coluna Ações. Templates marcados com estrela são os modelos definidos como padrão da unidade.
Para criar um modelo, clique em Novo template, no canto superior direito da janela. O editor será aberto para preencher nome e conteúdo do template. Ao salvar, o novo modelo passa a aparecer na tabela e pode ser selecionado nos contratos.
Na coluna Ações, use:
- Editar: abre o editor com o conteúdo atual do template.
- Duplicar: cria uma cópia do modelo, útil para criar uma variação sem alterar o original.
- Definir como padrão: marca o template ativo como padrão da unidade.
- Desativar: remove o template da seleção de novos contratos sem apagá-lo.
- Ativar: reativa um template que estava inativo.
Templates desativados continuam aparecendo na janela de gerenciamento, mas deixam de ser oferecidos na seleção principal ao criar ou editar contratos.
Configurar contrato com geração de pagamento
No formulário do contrato, a opção Gerar cobrança para o contrato fica dentro da seção Vigência e cobrança, no bloco Regras do fluxo.
Quando essa opção está marcada, o contrato passa a ser tratado como um contrato que deve gerar cobrança conforme as regras definidas. Depois que o contrato é salvo e existe um pedido de venda vinculado, o formulário também pode exibir o botão Enviar cobrança, na parte superior da seção Contexto.
Use essa configuração quando o contrato deve seguir para cobrança recorrente ou cobrança vinculada ao pedido de venda modelo. Se a opção estiver desmarcada, o contrato continua existindo para controle e formalização, mas não fica configurado como gerador de cobrança.
Enviar contrato ao cliente
O envio de contrato ao cliente pode ser feito pela listagem ou pelo formulário do contrato, quando o contrato está apto para envio e ainda não está aceito ou encerrado.
Na listagem de Contratos, localize o contrato desejado e vá até a coluna Ações. Quando a ação estiver disponível, clique no botão com a indicação Enviar contrato ao cliente.
Também é possível abrir o contrato pelo botão Editar. Na parte superior da seção Contexto, o formulário pode exibir o botão Enviar contrato. Clique nesse botão para iniciar o envio.
Antes de enviar, confira se o contrato possui cliente, dados de vigência, template e anexos necessários. O sistema usa essas informações para gerar a comunicação enviada ao cliente.
Após clicar em Enviar contrato, aguarde o processamento. O botão pode mostrar Enviando... enquanto a solicitação está em andamento. Quando o envio é concluído, o status do contrato e o histórico relacionado passam a refletir a operação.
Enviar contratos em lote
O envio em lote permite enviar vários contratos selecionados de uma vez, evitando abrir contrato por contrato.
Na listagem de Contratos, filtre a unidade e o período desejados e clique em Pesquisar. Depois marque os contratos pela caixa de seleção da tabela.
Quando houver contratos selecionados e aptos ao envio, a tela exibe o botão Enviar contratos, com a quantidade de contratos selecionados entre parênteses.
Clique em Enviar contratos. Revise a confirmação apresentada pelo sistema e confirme a operação. O Fipli processa os contratos selecionados e tenta enviar cada um ao respectivo cliente.
Contratos que já foram aceitos, encerrados ou que não atendem às regras de envio podem ficar bloqueados para essa ação. Nesses casos, revise o contrato individualmente pelo formulário ou pelos detalhes.
Enviar cobrança do contrato
A cobrança do contrato pode ser enviada quando o contrato está configurado para gerar pagamento e possui pedido de venda vinculado.
Para configurar essa condição, abra o contrato e confira a seção Vigência e cobrança. Dentro de Regras do fluxo, a opção Gerar cobrança para o contrato deve estar marcada.
Depois que o contrato estiver salvo e houver pedido de venda relacionado, o formulário pode exibir o botão Enviar cobrança, localizado na parte superior da seção Contexto, ao lado das ações principais do contrato.
Clique em Enviar cobrança para iniciar o envio dos métodos de pagamento ao cliente. Durante o processamento, o botão pode indicar que a cobrança está sendo enviada.
Após o envio, acompanhe o resultado pelo próprio contrato, pelos pedidos de venda relacionados ou pela área de cobrança do pedido, conforme a configuração utilizada.
Assinar contrato internamente
A assinatura interna é usada quando o contrato já foi formalizado fora do fluxo de aceite do cliente, mas precisa ser marcado no Fipli como contrato assinado.
Abra a tela de Contratos, localize o contrato desejado e clique em Editar. No formulário, procure a opção Contrato já assinado internamente, dentro das configurações do contrato.
Marque essa opção quando a empresa já tiver a assinatura ou aceite por outro meio. Revise os demais dados do contrato, como vigência, cliente, templates e anexos, e clique em Salvar alterações.
Depois de salvar, o contrato passa a carregar essa indicação interna. Use os detalhes do contrato para conferir o status e as configurações associadas.
Essa opção não substitui o envio de contrato ao cliente quando o fluxo de aceite externo ainda precisa ser executado.
Prorrogar contrato automaticamente
A prorrogação automática mantém o contrato preparado para estender sua vigência conforme a regra definida, sem depender de recriar manualmente um novo contrato ao final do período.
Para configurar, clique em Novo Contrato ou edite um contrato ativo. No formulário, vá até a seção Vigência e cobrança e localize a opção Prorrogar automaticamente.
Marque a opção e confira as datas de início e fim da vigência, o tipo de recorrência e as regras de cobrança. A prorrogação automática deve ser configurada junto de uma vigência válida.
Depois de salvar, a listagem passa a mostrar a indicação de prorrogação automática na tabela de contratos. Também é possível consultar essa informação em Detalhes do Contrato, nos chips e na seção de status e configurações.
Se a prorrogação não deve mais ocorrer, edite o contrato, desmarque Prorrogar automaticamente e salve as alterações.
Acompanhar aceite do Pix Automático
O aceite do Pix Automático aparece em contratos que usam pedido de venda modelo com cobrança recorrente por Pix Automático. Essa informação ajuda a acompanhar se o cliente aceitou a recorrência.
Para configurar o fluxo, edite ou crie um contrato, selecione o cliente e marque Usar pedido de venda modelo dentro de Vigência e cobrança > Regras do fluxo. No formulário do pedido modelo, configure a cobrança como Pix Automático.
Quando o pedido usar Pix Automático, o formulário orienta a ativar a opção Gerar cobrança no aceite da recorrência, para que a primeira cobrança seja emitida automaticamente após o aceite do cliente.
No próprio contrato, localize a área Aceite do Pix Automático. Essa seção mostra a situação do aceite da recorrência, permitindo acompanhar se o cliente ainda precisa aceitar, se o aceite foi realizado ou se houve alguma situação que exija revisão.
Use essa informação antes de enviar cobrança ou acompanhar os pedidos gerados pelo contrato, pois a cobrança recorrente depende do aceite do Pix Automático para seguir corretamente.
Ativar pedido de venda modelo no contrato
No formulário do contrato, marque Usar pedido de venda modelo dentro de Vigência e cobrança > Regras do fluxo. Essa opção só fica disponível depois que um cliente é selecionado.
Ao ativar a opção, o sistema exibe a seção Modelo de pedido de venda abaixo das observações. Nessa área é aberto um formulário de pedido de venda embutido, usado como base para os pedidos que serão criados nas recorrências do contrato.
Preencha os dados do pedido modelo, como produto ou serviço, faturamento, cobrança e demais informações necessárias. O contrato salva esse pedido junto com o cadastro e mantém o vínculo para geração dos pedidos relacionados ao fluxo do contrato.
Se o pedido usar Pix Automático, o próprio formulário orienta a ativar a opção de geração de cobrança no aceite da recorrência para que a primeira cobrança seja emitida automaticamente após o aceite do cliente.
Editar contrato
Na listagem, clique no ícone de Editar na coluna Ações do contrato desejado. O botão fica disponível apenas para contratos ativos; contratos inativos exibem a ação bloqueada.
O formulário é aberto com os dados atuais do contrato. Altere as informações necessárias, como cliente, nome, vigência, recorrência, regras de cobrança, templates, anexos, observações ou pedido de venda modelo.
Depois de revisar as alterações, clique em Salvar alterações no rodapé do formulário. O sistema valida os campos obrigatórios e as regras de recorrência antes de atualizar o contrato.
Ativar ou desativar contrato
Na coluna Ações da listagem, use o ícone de desativação para contratos ativos ou o ícone de ativação para contratos inativos.
Ao desativar, o sistema abre uma confirmação com a pergunta se deseja desativar o registro. Confirme em Desativar para concluir. Contratos desativados deixam de aparecer no filtro Ativos e passam a aparecer em Inativos ou Todos.
Para reativar um contrato, altere o seletor superior para Inativos ou Todos, localize o contrato e clique no ícone de ativação na coluna Ações.
Visualizar detalhes do contrato
Na coluna Ações, clique no ícone de Detalhes para abrir a janela Detalhes do Contrato.
A janela mostra informações principais do contrato, como nome, vigência, data de criação, descrição, unidade e cliente. Também exibe chips de status no topo, indicando se o contrato está ativo, se possui recorrência, se gera pagamento e se usa prorrogação automática.
Dentro dos detalhes também há seções para:
- Status e Configurações: pedido de venda modelo, contrato fixo e quantidade de pedidos vinculados.
- Recorrência: tipo, dia do mês, dia e mês anual ou data única.
- Pedidos de vendas relacionados: tabela com código do pedido, valor, cliente, status, previsão de pagamento, categoria e ações de editar ou ver detalhes do pedido.
- Anexos do contrato: arquivos vinculados, com ações de visualizar e baixar quando disponíveis.
Use essa área para auditar o contrato sem abrir o formulário de edição.
Exportar contratos para Excel
Clique em Exportar Excel, no topo da tela, ao lado de Novo Contrato. O arquivo é gerado com os contratos que estão visíveis na listagem, respeitando o seletor Ativos, Inativos ou Todos e os filtros aplicados.
A planilha inclui informações como ID, contrato, cliente, início e fim da vigência, recorrência, indicação de pagamento, prorrogação automática, status ativo, data de criação e descrição.
O nome do arquivo segue o período selecionado na tela, no formato contratos_ano-mês.xlsx.