Seção de Pedidos de Compras - Fipli
Descrição
A seção de Pedidos de Compras permite importar e acompanhar compras registradas por meio de notas fiscais de produto ou serviço. Para acessá-la, selecione Compras no menu lateral. A tela permite consultar pedidos por período, fornecedor, categoria e centro de custo, importar novas notas, gerar despesa e movimentação de estoque durante a importação, visualizar detalhes, baixar documentos e exportar os pedidos.
Funcionalidades Principais
Listar Pedidos de Compras
Ao abrir a seção, selecione uma unidade para consultar seus pedidos de compra. A listagem fica abaixo dos filtros e do card de resumo mensal.
- Escolha a unidade.
- Informe o período desejado.
- Preencha outros filtros, se necessário, como fornecedor, categoria, centro de custo, código ou chave de acesso.
- Clique em Pesquisar.
Também é possível pesquisar por fornecedor, CNPJ ou chave de acesso e navegar pelos meses e anos disponíveis.
A tabela apresenta informações como:
- situação do pedido, como ativo ou inativo;
- código da compra;
- data de emissão;
- CNPJ e nome do fornecedor;
- valor total;
- frete;
- impostos;
- chave de acesso;
- ações disponíveis.
Use as opções Ativos, Inativos ou Todos, no topo da tela, para escolher quais pedidos serão exibidos. A tela também apresenta o total das compras do mês e o gráfico Compras por dia para o período consultado.
Criar Pedidos de Compras
Clique em Novo Pedido de Compras, no topo da tela. O pedido é criado pela importação de uma nota fiscal e não por preenchimento manual.
Selecionar a nota
- Escolha a unidade.
- Selecione a origem da nota:
- Importar XML do arquivo, para enviar um arquivo XML de NF-e;
- Scan de NFe (CNPJ unidade), para consultar notas recebidas pela unidade.
- No scan, escolha entre NF-e (produto) e NFS-e Nacional (serviço).
- Informe o período nos campos Emissão de e Emissão até ou use Mês atual.
- Se necessário, pesquise por emitente, CNPJ ou chave no campo Pesquisar nota recebida.
- Clique em Atualizar scan.
- Localize e selecione a nota desejada.
Quando uma NF-e ainda não possui os dados completos disponíveis, a linha informa que o XML completo ainda não está disponível. Nesse caso, manifeste a operação usando uma das ações exibidas na própria linha: Ciência, Confirmação, Desconhecimento ou Não realizada. Depois da manifestação, o sistema tenta carregar os detalhes completos da nota.
O sistema impede a importação quando a mesma chave de acesso já está vinculada a um pedido ativo da unidade.
Revisar os dados
Na etapa Validação & destinos, confira o fornecedor, a data, o valor, o frete, a chave de acesso e os itens encontrados.
Para compras de produtos:
- Classifique cada item como
ConsumoouRevenda. - Quando o item for de revenda, selecione o produto de estoque correspondente.
- Se necessário, selecione o lote.
Para compras de serviços, confira o serviço identificado e faça o vínculo com um serviço cadastrado quando necessário.
Nesta etapa, também é possível definir os destinos da importação nas abas Despesa / Faturamento e Estoque / Produtos. Na aba de despesa, marque Gerar despesa (contas a pagar) e informe categoria, centro de custo, conta bancária e condição de pagamento quando aplicável. Na aba de estoque, marque Gerar movimentação de estoque para os itens e configure a movimentação automática, localização ou observações, se necessário.
Concluir a criação
Na etapa Confirmação, revise o resumo da nota, a unidade de destino e os registros que serão gerados.
Clique em Concluir importação. Após o processamento, o novo pedido aparecerá na listagem.
Importar NFS-e Nacional recebida
A importação de NFS-e Nacional recebida é usada para registrar compras de serviços tomados pela unidade, consultando notas recebidas pelo CNPJ da unidade.
Para iniciar, clique em Novo Pedido de Compras, no topo da tela. No formulário, selecione a unidade e escolha a origem Scan de NFe (CNPJ unidade).
No scan, selecione NFS-e Nacional (serviço). Em seguida, informe o período nos campos Emissão de e Emissão até, ou clique em Mês atual para preencher o intervalo do mês corrente.
Se necessário, use o campo Pesquisar nota recebida para buscar por emitente, CNPJ ou chave. Depois clique em Atualizar scan.
A lista exibirá as notas de serviço encontradas para o período. Localize a NFS-e desejada e selecione a linha para continuar. O sistema carregará os dados do serviço, fornecedor, valor e impostos disponíveis.
Na etapa de revisão, confira o serviço identificado e vincule-o a um serviço cadastrado quando necessário. Depois siga para Validação & destinos e conclua a importação.
Gerar despesa a partir do pedido de compra
A geração de despesa cria um lançamento em contas a pagar a partir da nota importada no pedido de compra.
Durante a criação do pedido, avance até a etapa Validação & destinos. Nessa etapa, abra a aba Despesa / Faturamento.
Marque Gerar despesa (contas a pagar). Depois preencha os campos financeiros solicitados, como categoria, centro de custo, conta bancária e condição de pagamento, quando esses campos estiverem disponíveis.
Revise a data, o fornecedor, o valor total e a forma de pagamento. Esses dados serão usados para criar a despesa vinculada à compra.
Na etapa Confirmação, confira o resumo dos registros que serão gerados. Se a despesa estiver marcada como destino da importação, ela aparecerá no resumo antes da conclusão.
Clique em Concluir importação. Após o processamento, o pedido de compra é criado e a despesa vinculada passa a aparecer no módulo de Despesas, conforme o período e unidade usados.
Gerar movimentação de estoque a partir do pedido de compra
A movimentação de estoque registra a entrada dos itens comprados no catálogo/estoque da unidade. Essa opção é usada principalmente em compras de produtos.
Durante a criação do pedido, avance até Validação & destinos e abra a aba Estoque / Produtos.
Antes de gerar estoque, revise os itens da nota. Para cada item de produto, classifique o uso como Consumo ou Revenda. Quando o item for de revenda, selecione o produto de estoque correspondente e, se aplicável, o lote.
Na aba Estoque / Produtos, marque Gerar movimentação de estoque para os itens. Configure a movimentação automática, localização ou observações, quando esses campos aparecerem.
Na etapa Confirmação, revise se a movimentação de estoque está listada entre os destinos da importação. Clique em Concluir importação para criar o pedido e registrar a entrada no estoque.
Depois da importação, consulte o módulo Catálogo, na visualização Movimentações, para conferir as entradas geradas a partir do pedido de compra.
Visualizar detalhes da compra
Localize o pedido e clique no botão Detalhes da coluna Ações.
A janela apresenta:
- tipo da compra, de produto ou serviço;
- fornecedor e CNPJ;
- código do pedido;
- data de emissão;
- valor total;
- frete, quando houver;
- total de impostos;
- chave de acesso;
- itens ou serviço da nota.
Nas compras de produtos, a tabela detalha descrição, produto vinculado, quantidade, valores, NCM, CFOP, CST, unidade, impostos e uso do item.
Nas compras de serviços, são apresentados a descrição, o valor do serviço e os impostos disponíveis.
Baixar XML, PDF e Excel de produtos
Abra os Detalhes do pedido. Na parte superior da janela, use uma das opções disponíveis:
- XML: abre o arquivo XML armazenado.
- PDF: abre o PDF vinculado à nota.
- Exportar itens (Excel): gera uma planilha com os produtos do pedido.
A planilha de produtos inclui informações como descrição, uso, quantidade, valores, NCM, CFOP, CST, unidade e impostos.
Os botões de XML e PDF somente ficam disponíveis quando o documento correspondente estiver armazenado no pedido. Se o pedido não possuir itens, não será possível gerar a planilha de produtos.
Ativar, desativar e exportar pedidos
Ativar ou desativar
Pedidos de compra não são excluídos pela tela. Para alterar sua situação:
- Localize o pedido na listagem.
- Na coluna Ações, clique em Desativar para um pedido ativo ou em Ativar para um pedido inativo.
- Confira o código apresentado na mensagem.
- Confirme a operação.
Para localizar um pedido desativado, altere a visualização para Inativos ou Todos.
Ao desativar ou reativar um pedido, o sistema atualiza a situação da compra e pode refletir essa alteração nos registros vinculados, conforme os vínculos criados durante a importação.
Exportar pedidos
- Selecione a unidade.
- Aplique o período e os demais filtros desejados.
- Clique em Pesquisar para conferir o resultado.
- Clique em Exportar.
O sistema gera uma planilha com os pedidos apresentados na consulta e seus itens. O arquivo inclui dados da compra, fornecedor, valores, chave de acesso, situação e informações dos produtos.
Se a consulta não retornar pedidos, não haverá dados para exportar.
Histórico dos Pedidos de Compras
O histórico permite consultar as ações registradas para um pedido, como sua importação e alterações de situação.
Para acessá-lo:
- Localize o pedido na listagem.
- Clique no botão Histórico da coluna Ações.
- Consulte os registros exibidos na janela Histórico do pedido de compra.
O histórico também pode ser aberto pelo botão disponível nos detalhes da compra.
Essa opção é exibida somente para usuários com perfil administrativo.