Seção de Receitas - Fipli
Descrição
A seção de Receitas no Fipli permite que os usuários gerenciem e visualizem as receitas da entidade de forma clara e organizada. Essa interface oferece ferramentas para filtrar e analisar dados financeiros, facilitando a compreensão do fluxo de caixa positivo da entidade.
Funcionalidades Principais
Listar receitas
Para fazer a listagem de receitas, você deve ter ao menos uma unidade e uma receita nessa unidade para ser listada.
Para listar receitas, você deve selecionar ao menos uma unidade na parte de filtro das receitas, no campo Unidades. Você pode selecionar mais de uma unidade ou selecionar todas de uma vez, escolhendo Todas unidades. Depois de definir a(s) unidade(s), é só clicar no botão Pesquisar, e o sistema vai carregar as receitas abaixo na tela.
A listagem de receitas é organizada em uma tabela com as seguintes colunas:
- Marcações: São algumas marcações que informam se a receita tem anexo, se a receita está conciliada e a origem da receita, respectivamente.
- Cliente: A parte vinculada ao recebimento.
- Categoria: A categoria à qual a receita pertence.
- Valor: O montante da receita.
- Vencimento: A data em que a receita vence.
- Pagamento: A data em que a receita foi paga, se aplicável.
- Competência: A data da competência da receita.
- Conta Bancária: A conta associada à receita.
- Status: O status atual da receita (ex.: Aprovado, Processado, Pago).
- Centro de custos: O centro de custos da receita.
- Ações: Botões de ações disponíveis para cada receita.
Abaixo da listagem, é exibida a quantidade de registros listados.
Desativar receita
Para desativar uma receita, primeiro você deve estar com a visualização de receitas ativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Depois, você deve clicar no botão vermelho com o ícone de lata de lixo na receita específica, na listagem de receitas. Com isso, será exibido um pop-up confirmando se você quer mesmo desativar a receita. Ao confirmar, a receita será desativada, desaparecerá da visualização de receitas ativas e ficará disponível apenas na visualização de receitas inativas. Ela não será apagada; assim, se o usuário quiser, poderá ativar essa receita novamente.
Ativar receita
Para ativar uma receita, primeiro você deve estar com a visualização de receitas inativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Depois, você deve clicar no botão verde com o ícone de acerto na receita específica, na listagem de receitas. Com isso, será exibido um pop-up confirmando se você quer mesmo ativar a receita. Ao confirmar, a receita será ativada, desaparecerá da visualização de receitas inativas e ficará disponível apenas na visualização de receitas ativas.
Editar receita
Para editar uma receita, primeiro você deve estar com a visualização de receitas ativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Clicando no botão verde com um ícone de lápis, uma tela de edição aparecerá. Com exceção de alguns campos, você poderá alterar os dados daquela receita; não é possível alterar a unidade da receita. Alguns campos podem ficar restritos após a receita ser processada ou paga.
Quando terminar de editar os dados que queira alterar, clique em Alterar para aplicar essas mudanças. Assim, aparecerá um pop-up de confirmação, confirmando, as alterações serão aplicadas.
Criar receita
Para criar uma nova receita, você deve clicar no botão Nova Receita, no canto superior esquerdo da tela. Assim, irá abrir uma tela para você selecionar como essa receita será criada, tendo as opções:
- Nota Fiscal (XML): Importar receita a partir de um XML de NF-e.
- Importação massiva: Importar receitas em lote via planilha.
- Pedido de Venda: Criar receita vinculada a um pedido de venda, quando ele ainda não possuir receita gerada.
- Inserção Manual: Adicionar receita manualmente.
Formas de criar uma receita:
Nota Fiscal (XML)
Para criar uma receita por essa opção, primeiro é preciso selecionar a unidade em que a receita será vinculada. Sem a unidade selecionada, o sistema não permite buscar ou importar o XML corretamente.
Depois, você pode selecionar um arquivo XML de NF-e ou informar a chave da NF-e no campo Chave da NF-e e clicar em Buscar XML. Quando a nota é encontrada, o sistema carrega o XML e tenta preencher automaticamente informações da receita, como valor, data de vencimento, descrição, chave de acesso, dados fiscais e anexos relacionados.
Após o XML ser carregado, clique em Continuar para liberar o formulário completo da receita. Confira os dados preenchidos automaticamente, complete os campos obrigatórios que estiverem pendentes e clique em Salvar para criar a receita.
Importação massiva
Essa forma de inserção usa dados copiados de uma planilha para importar várias receitas de uma vez. Na planilha, crie uma linha de cabeçalho e preencha as linhas abaixo com os lançamentos. Os campos tabulares obrigatórios são Data de vencimento, Data de pagamento e Valor; Observação é opcional.
Para iniciar, copie os dados da planilha, incluindo o cabeçalho, e cole no campo Dados de entrada. Ao sair do campo, o sistema converte os dados em tabela para conferência.
Na Seleção de módulo, escolha Receita. Ao abrir a importação massiva pela tela de receitas, o módulo já inicia como receita.
Na parte de Campos do sistema, configure dados que podem valer para todos os registros, como Unidade, Categoria, Status, Conta bancária e Centro de custo. A categoria pode ser definida como Categoria fixa, aplicada a todos os registros, ou Categoria por linha, usando uma coluna da planilha.
Na parte de Cliente, escolha entre cadastro fixo ou dinâmico. No modo fixo, todos os registros usam o mesmo cliente. No modo dinâmico, você associa colunas da planilha ao identificador do cliente, como CNPJ/CPF, e ao nome do cliente.
Na parte de Campos tabulares, associe as colunas da planilha aos campos do sistema: data de vencimento, data de pagamento, valor e observação.
Quando estiver tudo pronto, clique em Importar. O sistema abre uma tela de confirmação com os registros encontrados, resumo de valores e datas, e indicação sobre os clientes: encontrados, inativos ou não encontrados. Registros inativos serão reativados e atualizados; registros não encontrados serão criados automaticamente. Clicando em Confirmar importação, os registros serão criados no sistema.
Pedido de Venda
Essa forma permite criar uma receita a partir de um pedido de venda já cadastrado.
Para criar a receita por pedido de venda, selecione a unidade e depois escolha o pedido de venda na lista. O sistema exibe apenas pedidos ativos que ainda não possuem receita vinculada. Após selecionar o pedido, clique em Continuar.
O formulário de receita será aberto com dados do pedido preenchidos automaticamente, como descrição, cliente, conta bancária, categoria, valor e data de vencimento, quando essas informações estiverem disponíveis. Revise os dados, ajuste o que for necessário, complete os campos obrigatórios e clique em Salvar para concluir.
Inserção Manual
Essa forma de inserção é a mais detalhada, em que você preenche os dados da receita manualmente.
Para cadastrar uma receita manualmente, é obrigatória a seleção de unidade, exceto para usuários coletores vinculados a uma unidade, categoria, vencimento da receita, previsão da receita, data de competência, valor e tipo de cadastro.
Também é possível preencher ou vincular Status, Conta bancária, Cliente, Centro de custo, Departamento, Observação, Dados Bancários, Método de pagamento, Anexos, Impostos e Outros.
Algumas regras dependem do status da receita. Por exemplo, receitas com status Processado exigem conta bancária. Receitas com status Pago exigem a seleção de um cliente.
Split de receita
Para usar essa funcionalidade, a receita deve estar ativa na exibição de receitas ativas. Receitas que já foram originadas por split não exibem novamente a ação de split, evitando que um lançamento fracionado seja dividido outra vez.
Na listagem de receitas, clique no botão roxo Split de lançamento, identificado pelo ícone de divisão. O sistema abrirá a janela Divisão de lançamento, mostrando os dados principais da receita original, como descrição, valor total, data de pagamento e categoria, quando essas informações estiverem preenchidas.
Na janela, distribua o valor da receita em pelo menos duas frações. Cada fração deve ter valor maior que zero e pode receber uma categoria própria. Por padrão, o sistema sugere a categoria da receita original, mas é possível selecionar outra categoria em cada linha. Use o botão Adicionar fração para criar mais partes e o botão Restante para completar uma fração com o valor ainda não distribuído.
O split só pode ser confirmado quando a soma das frações for exatamente igual ao valor total da receita original. A tela exibe o valor distribuído, o restante a distribuir ou o excedente, ajudando a ajustar os valores antes da confirmação. Se alguma fração estiver zerada, se faltar valor ou se a soma ultrapassar o total, o botão de confirmação permanece bloqueado.
Ao confirmar a divisão, a receita original é desativada e recebe uma marcação na descrição indicando que foi desativada por split. Em seguida, o sistema cria novas receitas, uma para cada fração informada, preservando os principais dados do lançamento original, como unidade, cliente, conta bancária, datas, projeto, departamento, anexos e informações de conciliação quando existirem. As novas receitas ficam marcadas com origem split, aparecem na listagem como lançamentos originados de split e não podem ser fracionadas novamente.
Detalhes de receita
Os detalhes da receita mostram as principais informações do lançamento selecionado, incluindo dados de criação, situação, propriedade, valores, método de pagamento, observação, anexos e informações de conciliação quando existirem.
Para acessar os detalhes, vá até a listagem de receitas, tanto em Ativos quanto em Inativos, e clique no botão Detalhes, identificado pelo ícone de informações na coluna de Ações. O sistema abrirá uma janela com o título Detalhes da receita.
No topo da janela, são exibidos o usuário que criou a receita, a data de criação e a situação do lançamento, indicando se ele está Ativo ou Desativado. Usuários com perfil ADM também visualizam a opção Histórico, que abre o histórico de operações da receita.
A janela de detalhes é organizada nas seguintes seções:
- Propriedade: Mostra a unidade vinculada à receita.
- Dados do lançamento: Mostra categoria, valor, vencimento da receita, previsão da receita, cliente, centro de custo, dados bancários e conta bancária.
- Detalhes de pagamento: Mostra desconto, multa/juros, valor final e tipo de cadastro. Quando a receita for parcelada, também exibe a parcela.
- Método de pagamento: Mostra o método de pagamento vinculado e a observação desse método, quando houver.
- Conciliação OFX: Aparece quando a receita possui conciliação ou valor conciliado parcialmente por OFX. Nessa seção, o sistema lista as chaves OFX relacionadas, data, valor, memo e quantidade de registros vinculados.
- Observação: Mostra a descrição ou observação da receita.
- Anexos do detalhamento: Mostra os arquivos vinculados à receita. Imagens e PDFs podem ser abertos para visualização; outros tipos de arquivo devem ser baixados para consulta. Quando não houver anexos, a janela informa que não existem anexos neste lançamento.
Quando a receita estiver vinculada a um pedido de venda, a janela também exibe o botão Visualizar pedido de venda. Ao clicar nele, o sistema carrega os detalhes do pedido relacionado, permitindo consultar informações do pedido, nota fiscal e cobrança, conforme os dados disponíveis.
Histórico da receita
O histórico da receita registra as ações realizadas no lançamento, como criação, edição, aprovação, processamento, pagamento, conciliação e rejeição. Cada registro mostra a ação, o usuário responsável, o departamento do usuário quando disponível, e a data e hora em que a ação ocorreu.
O histórico é acessado pela janela de Detalhes da receita. No topo dos detalhes, usuários com perfil ADM visualizam a opção Histórico. Ao clicar nessa opção, o sistema abre uma janela com a linha do tempo das ações encontradas para a receita.
Quando não houver histórico, a janela informa que nenhum histórico foi encontrado. Caso o usuário não tenha permissão administrativa, o sistema não carrega o histórico e informa que apenas administradores podem visualizá-lo.
Reabrir receita
O recurso de reabrir receita fica disponível na tela de edição quando a receita está com status Pago. Essa função é usada quando uma receita já paga precisa voltar para edição, por exemplo, quando alguma informação foi preenchida incorretamente e precisa ser ajustada.
Para reabrir, acesse a listagem de receitas ativas, clique em Editar na receita desejada e, na tela de edição, clique em Reabrir Receita. O sistema exibirá uma confirmação antes de executar a ação.
Ao confirmar, o sistema reabre o lançamento e retorna o status da receita para Novo. Depois disso, a listagem é atualizada e a receita pode ser editada novamente conforme as regras dos campos disponíveis para o novo status.
Aprovar ou rejeitar receita
A aprovação ou rejeição de receitas fica disponível quando a unidade possui fluxo de aprovação habilitado e o usuário tem permissão para atuar nesse fluxo.
Para aprovar ou rejeitar, filtre as receitas desejadas, selecione uma ou mais linhas pela caixa de seleção da tabela e clique em Atualização Massiva, exibido acima da listagem.
Na janela de atualização, localize o bloco Aprovar / Rejeitar. Esse bloco aparece antes da área Campos para atualizar e reúne as ações do fluxo de aprovação.
Para aprovar, clique em Aprovar selecionadas. O sistema exibirá uma confirmação; ao confirmar, a aprovação será registrada para as receitas selecionadas.
Para rejeitar, preencha o campo Motivo da rejeição (obrigatório para rejeitar) e clique em Rejeitar selecionadas. Depois confirme a ação na janela apresentada. O motivo informado fica registrado no histórico do lançamento.
As ações podem ficar indisponíveis quando o usuário não tem permissão, quando a unidade não usa fluxo de aprovação ou quando a receita selecionada não está na etapa correta do fluxo.
Processar receita
Processar uma receita avança o lançamento para a etapa operacional anterior ao recebimento. A ação fica disponível dentro da tela de edição, conforme status da receita e permissões do usuário.
Para processar, acesse a listagem de receitas, localize o registro e clique no botão de edição, identificado pelo ícone de lápis, na coluna Ações.
Na janela de edição, revise os campos obrigatórios. Receitas processadas podem exigir conta bancária e outros dados financeiros, conforme as regras da unidade e o status selecionado.
Quando a receita estiver apta, clique na ação de processamento. O sistema abrirá uma confirmação com o título Processar e a mensagem Deseja processar essa receita? Essa ação não poderá ser revertida..
Clique em Processar para concluir. O status da receita será atualizado, a listagem será recarregada e a ação ficará registrada no histórico.
Confirmar recebimento da receita
A confirmação de recebimento registra que a receita foi paga pelo cliente. Essa ação fica disponível na edição da receita quando o lançamento está apto para ser marcado como recebido.
Para confirmar, acesse a listagem de receitas ativas, localize a receita e clique em Editar na coluna Ações.
Na janela de edição, confira os dados de pagamento, conta bancária, cliente, valor final e data de pagamento. Quando a receita estiver pronta para confirmação, clique na ação de pagamento/recebimento.
O sistema abrirá uma confirmação com o título Pagamento e a mensagem Deseja confirmar o pagamento dessa receita? Essa ação não poderá ser revertida..
Clique em Confirmar para registrar o recebimento. A receita passa para o status de paga, a data de pagamento é gravada e a ação aparece no histórico do lançamento.
Gerenciar recorrência da receita
A recorrência permite cadastrar receitas que se repetem ao longo do tempo. Essa configuração é feita no formulário de receita, no momento da criação ou edição, quando os campos estiverem liberados.
Para configurar, clique em Nova Receita e escolha uma forma de criação, ou edite uma receita existente. No formulário, localize o campo Tipo de cadastro e selecione Recorrência.
Ao escolher recorrência, o formulário exibe campos adicionais para definir as regras de repetição. Preencha os dados de vencimento, previsão, competência, valor, categoria e demais informações obrigatórias antes de salvar.
Após salvar, as receitas geradas pela recorrência aparecem na listagem conforme o período pesquisado. Use os filtros de ano, mês e intervalo de datas para localizar os lançamentos gerados.
Se precisar ajustar uma receita recorrente, abra o lançamento pela ação Editar e confira quais campos permanecem disponíveis conforme o status. Receitas já processadas ou pagas podem ter campos bloqueados e, quando necessário, devem ser reabertas antes de novos ajustes.
Atualização Massiva
A atualização massiva permite aplicar alterações em várias receitas selecionadas de uma só vez. Ela aparece na listagem somente depois que uma ou mais receitas são marcadas pela caixa de seleção.
Para usar, filtre e liste as receitas desejadas, selecione os registros na tabela e clique em Atualização Massiva. A ação exige uma unidade selecionada, pois os campos disponíveis, como categorias e centros de custo, dependem da unidade.
Na janela de atualização massiva, preencha apenas os campos que devem ser alterados e revise os dados antes de confirmar. Os campos disponíveis para atualização são:
- Cliente: Define o cliente das receitas selecionadas.
- Centro de custo: Define o centro de custo das receitas selecionadas.
- Conta bancária: Define a conta bancária vinculada às receitas.
- Status: Altera o status das receitas.
- Categoria: Define a categoria das receitas.
- Privado?: Define se os lançamentos serão privados ou não. Esse campo fica bloqueado para usuários coletores.
Se a unidade possuir fluxo de aprovação habilitado e o usuário tiver permissão, a janela também pode exibir o bloco Aprovar / Rejeitar. Nele, é possível registrar aprovação para as receitas selecionadas ou rejeitá-las em lote. Para rejeitar, é obrigatório informar o motivo da rejeição.
Antes de concluir, o sistema exibe uma confirmação informando que a ação atualiza receitas em massa e não poderá ser desfeita. Ao confirmar, a alteração é enviada para todos os registros selecionados e a listagem é recarregada.
Desativar/Ativar Massivo
O recurso de desativar ou ativar receitas em massa permite alterar a situação de vários registros ao mesmo tempo, usando a mesma lógica das ações individuais de ativar e desativar.
Para desativar receitas em massa, acesse a visualização de receitas ativas, selecione os registros desejados na tabela e clique em Desativar. O sistema exibirá uma confirmação antes de concluir. Após confirmar, as receitas selecionadas deixam de aparecer na visualização de ativos e passam a ficar disponíveis na visualização de inativos.
Para ativar receitas em massa, acesse a visualização de receitas inativas, selecione os registros desejados e clique em Ativar. Depois da confirmação, as receitas selecionadas voltam para a visualização de ativos.
Essas ações não apagam as receitas do sistema. Elas apenas alternam a situação dos registros entre ativo e inativo, permitindo que uma receita desativada seja recuperada posteriormente.
Filtrar receitas
A opção de filtrar receitas permite refinar a listagem para encontrar lançamentos específicos. Os filtros ficam disponíveis no topo da tela, junto da seleção rápida por ano e mês.
Para pesquisar receitas, é necessário selecionar ao menos uma unidade no campo Unidades, exceto nos casos em que a unidade já esteja definida pelo perfil do usuário. Você pode selecionar uma unidade específica, várias unidades ou a opção Todas unidades, quando disponível. Depois de preencher os filtros desejados, clique em Pesquisar para atualizar a listagem.
Os principais filtros disponíveis são:
- Unidades: Limita a busca às unidades selecionadas.
- Conta bancária: Exibe receitas vinculadas a uma conta bancária específica.
- Cliente: Filtra receitas pelo cliente informado.
- Status: Permite buscar receitas por situação, como novo, processado ou pago.
- Origem: Filtra pela origem do lançamento, como Web, conciliação automática, OFX, scan, agente ou split.
- Observação: Busca receitas pelo texto informado na observação.
- Conciliação: Permite visualizar receitas por situação de conciliação.
- Categoria: Filtra receitas por categoria.
- Departamento: Restringe a consulta a um departamento específico.
- Centro de custo: Filtra receitas vinculadas a um ou mais centros de custo.
- Período: Define o intervalo de datas usado na pesquisa.
- Caixa/Competência: Define se o período informado será aplicado pela visão de caixa ou pela competência.
Além dos filtros detalhados, a tela possui seleção rápida por ano e mês. Ao clicar em um mês, o sistema ajusta o período da consulta para o mês escolhido e atualiza a visualização das receitas.
A tela também permite alternar entre receitas Ativos e Inativos. Abaixo dos filtros, os indicadores Todos, Vencidas, Inadimplentes, Vence hoje e Próximos 7 dias refinam a visualização da lista já carregada, ajudando a localizar receitas que exigem atenção.
Para remover os filtros preenchidos e retornar a consulta ao padrão do período atual, clique em Limpar Filtros.