Seção de Pedidos de Vendas - Fipli
Descrição
A seção de Pedidos de Vendas permite cadastrar e acompanhar vendas de produtos ou serviços. Para acessá-la, selecione Vendas no menu lateral do Fipli.
Funcionalidades Principais
Listar Pedidos de Vendas
Ao abrir a seção, o sistema apresenta os pedidos do período selecionado. Os controles de ano e mês ficam abaixo da barra de ações. Para fazer uma consulta:
- Escolha a unidade.
- Informe o período desejado.
- Preencha outros filtros, se necessário, como cliente, categoria, centro de custo, código ou status.
- Clique em Pesquisar.
Também é possível navegar pelos meses e anos disponíveis. Ao selecionar um mês, o período da consulta é atualizado.
Na tabela, cada pedido apresenta informações como código, cliente, produto ou serviço, valor, previsão de pagamento, categoria e método de cobrança. Os indicadores da coluna Status mostram informações como nota fiscal, cobrança, pagamento, receita e vínculo com estoque.
Use o seletor Ativos | Inativos | Todos, localizado no canto direito da barra de ações, para escolher quais pedidos serão exibidos. O botão Atualizar Marcações consulta novamente os status operacionais dos pedidos apresentados.
Criar Pedidos de Vendas
Clique em Novo Pedido de Venda, na barra de ações no topo da página, e preencha as etapas do formulário.
- Em Produto/Serviço, selecione a unidade, o cliente e indique se o pedido é de produto ou serviço.
- Para produtos, adicione os itens e informe suas quantidades e valores. Para serviços, selecione o serviço correspondente.
- Informe o valor e, se necessário, uma observação.
- Em Faturamento, selecione a categoria e informe a data prevista de recebimento. Conta bancária e centro de custo podem ser preenchidos quando fizerem parte do pedido.
- Em Cobrança, escolha a forma de recebimento. As opções dependem da configuração da unidade e podem incluir boleto, PIX, cartão, transferência ou cobrança integrada.
- Em Gatilhos, configure as automações disponíveis para cobrança, receita, estoque ou nota fiscal.
- Em Nota fiscal, quando essa aba estiver disponível, escolha o tipo de documento e preencha os dados fiscais solicitados.
- Em Notificações, revise os destinatários usados para cobranças, notas fiscais e avisos.
- Revise as informações e salve o pedido.
O pedido pode ser vinculado a um contrato ou ter dados aproveitados de outro pedido, quando essas opções estiverem disponíveis no formulário.
Editar Pedidos de Vendas
Localize o pedido na listagem e clique no botão de edição da coluna Ações. O sistema abrirá o formulário com os dados já preenchidos.
Faça as alterações necessárias, revise os campos e salve. Dependendo do andamento do pedido, alguns campos podem estar bloqueados, especialmente quando já existe cobrança, receita ou nota fiscal.
O valor e a previsão de pagamento também podem ser alterados diretamente na tabela. Clique sobre o conteúdo da célula, faça a alteração e use Salvar alterações, na barra de ações, para confirmar.
O botão de edição fica desabilitado para pedidos inativos. Ative o pedido antes de editá-lo pelo formulário.
Editar pedidos de venda em massa
A edição massiva permite alterar dados de vários pedidos de venda selecionados diretamente em uma tabela de edição, sem abrir cada pedido individualmente.
Primeiro, filtre a listagem e clique em Pesquisar. Depois selecione os pedidos pela caixa de seleção da tabela. Quando houver pedidos selecionados, a tela exibe um painel acima da listagem com a quantidade de pedidos selecionados.
Clique em Realizar ações. Na janela de ações massivas, escolha a opção de edição dos pedidos selecionados, quando ela estiver disponível para os registros marcados.
O sistema abrirá a janela Edição massiva de pedidos de venda. Nela, os pedidos selecionados aparecem em uma tabela editável. Ajuste diretamente nas células os campos permitidos, como cliente, categoria, centro de custo, datas, valores ou informações que estejam liberadas para edição.
Depois de revisar as linhas alteradas, clique em Aplicar alterações, no canto inferior direito da janela. Enquanto o sistema salva, o botão pode mostrar Salvando....
Se alguma linha tiver informação inválida ou se algum pedido não puder receber determinada alteração, o sistema exibirá aviso e não concluirá aquela atualização até que os dados sejam corrigidos.
Espelhar dados de outro pedido de venda
O recurso de espelhamento permite usar outro pedido como referência para preencher dados do pedido atual. Ele fica dentro do formulário de criação ou edição.
Para usar, clique em Novo Pedido de Venda ou edite um pedido existente. No formulário, localize o campo Espelhar de outro pedido, exibido junto dos campos secundários do pedido.
Abra o campo e selecione o pedido que servirá como modelo. Depois da seleção, o sistema aproveita os dados disponíveis do pedido escolhido para preencher informações relacionadas ao cadastro atual.
Revise todos os campos preenchidos automaticamente antes de salvar, principalmente cliente, produto ou serviço, categoria, cobrança, dados fiscais e gatilhos. O espelhamento serve como apoio ao preenchimento, mas o usuário deve conferir se os dados fazem sentido para o novo pedido.
Depois da revisão, continue o cadastro normalmente e clique em salvar.
Visualizar detalhes
Na coluna Ações, clique no ícone Detalhes para consultar todas as informações do pedido sem abrir o formulário de edição.
A janela apresenta:
- situação do pedido e seus principais status;
- cliente, unidade, categoria, centro de custo e descrição;
- valor, previsão de recebimento e forma de pagamento;
- produtos, quantidades e valores, quando for uma venda de produtos;
- serviço e local da prestação, quando for uma venda de serviço;
- informações da cobrança e do pagamento;
- informações da nota fiscal;
- datas das operações realizadas;
- arquivos disponíveis, como PDF da nota, XML ou documento da cobrança.
Os documentos somente aparecem quando já tiverem sido gerados para o pedido.
Pré-visualizar nota fiscal
A pré-visualização da nota fiscal permite consultar um PDF simulado antes da emissão. Use essa ação para conferir dados fiscais, cliente, serviço ou produtos antes de gerar a nota definitiva.
Na listagem de pedidos, localize o pedido desejado e abra o menu de três pontos na coluna Ações. Em seguida, clique em Pré-visualizar nota fiscal, descrito como Visualizar o PDF simulado antes da emissão.
O sistema processa os dados do pedido e abre a visualização do documento quando a prévia está disponível. Confira as informações exibidas no PDF, como dados do emitente, destinatário, descrição, valores e impostos.
Se encontrar alguma informação incorreta, feche a visualização, edite o pedido e gere a prévia novamente antes de emitir a nota fiscal.
Essa ação exige que o pedido esteja ativo e possua dados suficientes para montar a nota. Caso faltem informações fiscais ou de cobrança, o sistema poderá impedir a pré-visualização ou exibir mensagem de erro.
Verificar NFSe em lote
A verificação de NFSe em lote é usada para consultar novamente o andamento ou status fiscal de vários pedidos selecionados.
Na listagem de pedidos, selecione os pedidos desejados pela caixa de seleção da tabela. Depois clique em Realizar ações, no painel exibido acima da listagem.
Na janela de ações massivas, marque a opção relacionada à verificação de NFSe, quando ela estiver disponível para os pedidos selecionados. O sistema mostra quantos pedidos estão aptos e quais possuem pendências.
Revise a confirmação das ações massivas. A janela apresenta abas com os pedidos prontos para execução e os pedidos com pendências. Quando tudo estiver correto, clique em Confirmar e Executar.
Após a execução, os indicadores fiscais da listagem são atualizados. Use essa ação quando uma nota estiver em processamento, quando for necessário consultar retorno da prefeitura ou quando os marcadores da tabela precisarem ser atualizados.
Consultar logs da nota fiscal
Os logs mostram os eventos técnicos e operacionais relacionados à emissão ou consulta da nota fiscal do pedido.
Para acessar, abra os Detalhes do pedido. Na área de informações da nota fiscal, quando houver logs disponíveis, clique no botão Ver logs.
O sistema abrirá a janela Logs. No topo, quando houver resumo, aparecem marcadores com a quantidade de eventos por status e o total de eventos.
A tabela de logs exibe:
- Data e Hora: momento em que o evento foi registrado.
- Fase: etapa do processamento.
- Status: situação retornada, como autorizado, cancelado, erro ou processamento.
- HTTP: método e código de resposta quando existirem.
- Mensagem: retorno resumido do evento.
- Número: número da nota, quando disponível.
- Detalhes: opção para abrir o JSON de requisição ou resposta.
Use essa tela para investigar falhas de emissão, acompanhar processamento ou confirmar retornos fiscais. Para sair, clique em Fechar.
Ativar ou desativar
Localize o pedido, clique no botão de três pontos da coluna Ações e escolha Ativar ou Desativar.
Antes de concluir, confira o pedido indicado na mensagem de confirmação. Um pedido desativado continua disponível para consulta ao selecionar a visualização de pedidos inativos, mas deixa de participar normalmente das ações operacionais.
Ativar ou desativar em lote
Na tela atual, apenas a opção de desativar pedidos em lote está disponível:
- Selecione os pedidos pelas caixas de seleção da tabela.
- No painel exibido acima da tabela, clique em Realizar ações.
- Marque Desativar pedidos.
- Confira a quantidade de pedidos que podem receber a ação.
- Confirme a operação.
Pedidos que já estiverem inativos não são processados novamente. A ativação deve ser feita individualmente pelo menu de três pontos de cada pedido.
Importar pedidos
A importação permite cadastrar vários pedidos de uma só vez. Selecione uma unidade e clique em Importação Massiva, na barra de ações no topo da página.
- Cole os dados com uma linha de cabeçalho. O sistema aceita conteúdo em JSON ou dados separados por vírgula, ponto e vírgula ou tabulação.
- Confira se cada coluna foi associada ao campo correto.
- Defina se informações como categoria, serviço e tipo de nota serão iguais para todos os pedidos ou preenchidas por linha.
- Revise a prévia e corrija os campos sinalizados.
- Selecione os pedidos que serão cadastrados.
- Clique em Importar Pedidos de Venda.
Cada pedido precisa ter, no mínimo, descrição, cliente, categoria, data de recebimento válida e valor maior que zero. Conforme o tipo de nota selecionado, também será obrigatório informar um serviço de catálogo ou produtos com suas respectivas quantidades.
Na prévia, dê duplo clique no campo de produtos para selecionar os itens e ajustar quantidades. A importação fica bloqueada enquanto houver erro nos pedidos selecionados.
Também existe a Importação Mensal, usada para copiar pedidos de um mês para outro:
- Selecione o mês e o ano de origem.
- Selecione o mês e o ano de destino.
- Clique em Pré-visualizar.
- Revise e selecione os pedidos que serão copiados.
- Marque a confirmação de cópia dos pedidos e clique em Importar.
Emitir, cancelar e enviar nota fiscal
Para emitir uma nota fiscal, o pedido deve estar ativo, com o tipo de nota e os dados fiscais preenchidos.
- Selecione um ou mais pedidos na tabela.
- No painel exibido acima da tabela, clique em Realizar ações.
- Marque Gerar NF.
- Confira quantos pedidos estão aptos.
- Confirme a emissão.
Após a emissão, o status da nota é atualizado. Quando disponível, o PDF e o XML podem ser consultados nos detalhes do pedido.
Para enviar a nota, abra o menu de três pontos do pedido e escolha Enviar nota fiscal. O sistema usa os e-mails configurados no pedido e envia os documentos disponíveis, como DANFE e XML.
Para cancelar, escolha Cancelar NF no menu individual ou nas ações em lote e confirme. A opção somente fica disponível quando existe uma nota emitida que ainda pode ser cancelada.
Marcar pedido como pago
Use esta ação quando o recebimento do pedido precisar ser confirmado manualmente.
- Localize o pedido e abra o menu de três pontos na coluna Ações.
- Clique em Marcar como pago.
- Confirme a operação. O Fipli marca o pedido como pago e concilia as receitas vinculadas.
Também é possível selecionar vários pedidos, clicar em Realizar ações e usar Marcar como pagos. Pedidos que já estiverem pagos não são processados novamente.
Exportar pedidos para Excel
Aplique os filtros desejados e clique em Exportar Excel, na barra de ações no topo da página. O sistema gera uma planilha com os pedidos apresentados na consulta e suas principais informações, como código, unidade, cliente, valor, datas, categoria, centro de custo e status.
Antes de exportar, confira o período e os filtros, pois eles determinam quais pedidos serão incluídos no arquivo.
Exportar XML das notas emitidas
Selecione na tabela os pedidos que possuem nota fiscal emitida e clique em Exportar XML, na barra de ações no topo da página.
O sistema reúne para download apenas os XMLs disponíveis entre os pedidos selecionados. A opção fica indisponível quando nenhum dos pedidos escolhidos possui XML.
Gerar, reenviar e cancelar cobrança
Para gerar uma cobrança:
- Localize um pedido com forma de cobrança configurada.
- Abra o menu de três pontos da coluna Ações e escolha Cobrar.
- Confira os dados do cliente, valor e vencimento.
- Confirme a geração.
A forma de cobrança e os recursos disponíveis dependem da configuração da unidade. Após a geração, acompanhe o resultado pelos indicadores de status e pelos detalhes do pedido.
Para reenviar uma cobrança já gerada, escolha Reenviar cobrança; o envio usa os destinatários configurados no pedido. Para cancelar, escolha Cancelar cobrança e confirme a operação.
Essas ações também podem ser feitas para vários pedidos: selecione os registros, clique em Realizar ações e marque a operação desejada. O sistema informa quais pedidos estão aptos antes da confirmação.
Gerenciar cobrança recorrente e Pix Automático
A cobrança recorrente e o Pix Automático são configurados no formulário do pedido de venda, dentro da etapa Cobrança.
Para configurar, clique em Novo Pedido de Venda ou edite um pedido existente. Preencha primeiro os dados principais do pedido, cliente, produto ou serviço e faturamento. Depois vá até a etapa Cobrança.
Escolha a forma de recebimento compatível com recorrência ou Pix Automático, conforme as integrações disponíveis para a unidade. Quando o pedido usar Pix Automático, o formulário pode exigir informações específicas da recorrência e indicar campos obrigatórios para esse meio de pagamento.
No formulário, também pode aparecer a opção Gerar cobrança no aceite da recorrência. Use essa opção quando a cobrança deve ser emitida automaticamente depois que o cliente aceitar a recorrência do Pix Automático.
Revise os dados de cobrança, destinatários de notificação e gatilhos antes de salvar o pedido. Depois de salvo, acompanhe o status da cobrança e da recorrência pelos marcadores da tabela e pela janela de detalhes do pedido.
Emitir cobrança ao salvar o pedido
A opção Emitir cobrança ao salvar este pedido permite gerar a cobrança automaticamente no momento em que o pedido é salvo.
Para usar, abra o formulário de Novo Pedido de Venda ou edite um pedido ativo. Preencha os dados do pedido e vá até a etapa Cobrança.
Configure a forma de recebimento, conta bancária, vencimento, cliente e demais campos obrigatórios para a cobrança. Em seguida, marque Emitir cobrança ao salvar este pedido.
Ao salvar o pedido, o sistema cadastra ou atualiza o pedido e, em seguida, tenta emitir a cobrança com os dados informados. Se a emissão for concluída, os marcadores de cobrança aparecem atualizados na listagem e nos detalhes.
Se algum dado obrigatório estiver ausente ou se a integração de cobrança retornar erro, o pedido pode ser salvo sem a cobrança emitida ou a tela pode exibir uma mensagem de falha. Nesse caso, revise a etapa Cobrança e use a ação Cobrar no menu do pedido para tentar novamente.
Vínculo com estoque
O vínculo com estoque está disponível para pedidos de produtos com itens e quantidades preenchidos.
O movimento pode ser criado automaticamente, conforme a configuração feita no pedido, ou manualmente:
- Localize o pedido e abra o menu de três pontos da coluna Ações.
- Escolha Vincular com estoque.
- Confira os produtos e quantidades.
- Confirme a operação.
Também é possível realizar o vínculo pelas ações em lote. Em lote, pedidos que já movimentaram o estoque são ignorados. Pela ação individual, o sistema permite reprocessar a movimentação de estoque do pedido. O resultado aparece nos indicadores de status.
Criar receita
A receita registra o valor do pedido no controle financeiro. Antes de criá-la, confira se o pedido possui cliente, categoria, valor e data de recebimento.
- Selecione um ou mais pedidos na tabela.
- No painel exibido acima da tabela, clique em Realizar ações.
- Escolha Criar Receita.
- Confira quantos pedidos estão aptos.
- Confirme a criação.
Pedidos que já possuem receita não são processados novamente. Após a conclusão, o indicador de receita é atualizado na listagem.