Seção de Despesas - Fipli

Descrição

A seção de Despesas no Fipli permite que os usuários gerenciem e visualizem as despesas da entidade de forma clara e organizada. A interface fornece ferramentas para filtrar e analisar dados financeiros, ajudando na tomada de decisões.

Funcionalidades Principais

1. Estrutura da Listagem

A listagem de despesas é organizada em uma tabela com as seguintes colunas:

• Conta Bancária: A conta associada à despesa.

• Status: O status atual da despesa (ex.: Aprovado, Processado, Pago).

• Unidade: A unidade responsável pela despesa.

• Categoria: A categoria à qual a despesa pertence.

• Valor: O montante da despesa.

• Vencimento: A data em que a despesa vence.

• Pagamento: A data em que a despesa foi paga, se aplicável.

• Coletor: O responsável pela coleta dos dados da despesa.

• Projeto: O projeto associado à despesa.

• Beneficiário: A parte que recebe o pagamento.

• Ações: Três botões disponíveis para cada despesa:

  

• Detalhes: Apresenta informações completas sobre a despesa.

• Editar: Permite a edição dos dados da despesa, respeitando o status atual. Por exemplo, se a despesa estiver no status Processado, não será possível alterar campos como valor, data de vencimento e outros dados já registrados.

• Desativar: Desativa a despesa, mantendo-a na base de dados sem excluí-la.

Abaixo da listagem, é exibido a quantidade de registros listadas.

Exemplo:

Esse é um exemplo de listagem em Despesas.

2. Filtros de Pesquisa

Acima da listagem, há uma área de filtros com várias combos que permitem refinar a pesquisa. As opções incluem:

• Entidade: Seleciona a entidade relacionada à despesa.
• Unidade: Permite escolher uma unidade específica.
• Conta Bancária: Filtra as despesas por conta bancária.
• Beneficiário: Permite selecionar um beneficiário específico.
• Status: Filtra por status da despesa.
• Observação: Permite filtrar por notas ou observações relacionadas.
• Categoria: Seleciona a categoria da despesa.
• Projeto: Permite filtrar despesas associadas a projetos específicos.
• Data Inicial: Seleciona a data de início para o período de pesquisa.
• Data Final: Seleciona a data de término para o período de pesquisa.
• Botão "Pesquisar": Atualiza a listagem de despesas com base nos filtros aplicados.

É obrigatório a selação de uma "Entidade" para realizar a listagem das despesas.

3. Resumo do Valor da Despesa

Ao lado da lista, é exibido o total das despesas filtradas, acompanhado por um gráfico de barras que apresenta uma representação visual de informações financeiras. Esse gráfico é organizado por categoria, e, ao passar o mouse sobre uma barra, é possível visualizar a categoria e o respectivo valor gasto.

O valor é negativo, pois representa uma despesa, sinalizando que haverá uma saída de recursos financeiros.

4. Seleção de Ano e Mês

Acima da área de filtros, os usuários podem selecionar um ano e um mês específicos para a análise das despesas, permitindo uma visualização focada no período desejado. O filtro de ano permite selecionar até dois anos após o ano atual.

5. Ações Disponíveis

Na parte superior da seção, existem os seguintes botões:

• Botão "+ Nova Despesa": Inicia o processo de criação de uma nova despesa.
• Botão "Limpar Filtros": Remove todos os filtros aplicados, retornando à visualização padrão.
• Botão "Exportar": Permite a exportação dos dados de despesas para um arquivo do tipo .xlsx.
• Checkbox "Exibir Excluídos": Permite ao usuário optar por visualizar despesas que foram desativadas.

Ações do Usuário

• Adicionar Despesas: O usuário pode clicar em "+ Nova Despesa" para registrar uma nova despesa.
• Editar Despesas: O usuário pode selecionar a despesa que deseja editar através do botão verde com um lapis na coluna de ações.
• Informações da Despesa: O usuário pode acessar informações sobre a despesa, incluindo o histórico de ações realizadas nela. Essa funcionalidade é indicada pelo botão verde ao lado do botão de edição.
• Filtrar Dados: O usuário pode utilizar as combos e o botão de pesquisa para refinar os dados exibidos.
• Visualizar Gráficos: O usuário pode analisar o total de despesas e sua representação gráfica para uma melhor compreensão financeira.
• Limpar Filtros: O usuário pode rapidamente retornar à visualização padrão clicando em "Limpar Filtros".
• Exportar Dados: O usuário pode exportar as informações para análise externa.

Adicionar Despesas

Selecionar o botão de Adicionar Despesas mostrará as opções para criar a despesa:

• Boleto: Use essa opção para adicionar despesas associadas a boletos. Esse método é ideal para despesas que são pagas através de boletos bancários.

• Cupom Fiscal: Este botão permite inserir despesas que possuem comprovantes fiscais, como cupons emitidos por estabelecimentos comerciais, garantindo que todas as informações necessárias sejam capturadas.

• Inserção Manual: Utilize esta opção para adicionar despesas manualmente, quando não houver um comprovante específico. Essa funcionalidade é útil para registrar despesas variadas que não possuem documentos de suporte.

Cada um desses métodos oferece uma maneira prática e eficaz de adicionar despesas ao sistema, adaptando-se às necessidades e tipos de gastos dos usuários.

Boleto

• Anexar Arquivo: Utilize este campo para fazer o upload do arquivo do boleto diretamente do seu dispositivo. Anexar o boleto garante que todas as informações relevantes estejam disponíveis para consulta e organização.

• Código de Barras: Neste campo, insira manualmente o código de barras do boleto. A inclusão do código de barras é fundamental para identificar e registrar corretamente a despesa no sistema.

Cupom Fiscal

• Anexar Arquivo: Este campo permite que você faça o upload do arquivo do cupom fiscal. Anexar o comprovante fiscal garante que todos os detalhes da transação estejam disponíveis para referência e organização futura.

Inserção Manual

Na interface de inserção manual, é possível preencher manualmente os detalhes da despesa, garantindo flexibilidade e controle sobre as informações adicionadas.

• O '+' se se refere a criar um beneficiário se for preciso.
• No checkbox na parte inferior é possível definir se a despesa é privada.

Cada despesa passa por diferentes estágios, que ajudam a controlar e monitorar seu status no sistema. Os estágios são:

1. Criação: Fase inicial onde a despesa é registrada no sistema, com todos os detalhes inseridos manualmente.

2. Alteração: Momento em que a despesa pode ser editada para corrigir ou atualizar informações antes de ser aprovada.

3. Aprovado: A despesa foi revisada e aprovada, indicando que está pronta para ser processada.

4. Processamento: A despesa está sendo processada internamente, com todos os passos necessários para sua validação e controle.

5. Pagamento: Estágio final em que a despesa foi paga ou está em processo de pagamento, concluindo o ciclo de sua gestão.

Esses estágios fornecem um fluxo claro e organizado para gerenciar as despesas, garantindo que cada etapa do processo seja acompanhada e registrada adequadamente no FIPLI.

Método de Pagamento:

• Transferência
• PIX
• Cartão de Crédito
• Boleto Bancário

Ao lado do Método de Pagamento, há um botão que permite importar os dados do beneficiário, facilitando o preenchimento das informações necessárias.

Abaixo do Método de Pagamento, existe uma caixa de texto destinada a observações. Este campo pode ser utilizado para registrar qualquer informação adicional relacionada à despesa ou ao pagamento, garantindo que todos os detalhes importantes sejam documentados de forma clara.

1. Tipos de Anexos: Este campo permite selecionar o tipo de anexo que está sendo adicionado. As opções são:
   • Nota Fiscal
   • Comprovante
   • Boleto Bancário
   • Cupom Fiscal
   • Fatura Cartão de Crédito
   • Outros

Essas opções facilitam a organização dos documentos relacionados à despesa.

2. Campo para Anexar Arquivo: Há um campo dedicado para anexar o arquivo. O usuário pode clicar para selecionar o documento desejado em seu dispositivo, garantindo que todas as informações relevantes sejam salvas junto à despesa.

Esses elementos ajudam a garantir que todos os documentos necessários sejam facilmente vinculados às despesas, promovendo um registro claro e acessível dentro do sistema.

Editar Despesas

Ao selecionar o botão de editar, será exibida uma janela semelhante à de adicionar despesas, porém com alguns campos já preenchidos. Para editar, basta alterar os campos desejados e selecionar Alterar. Lembrando que dependendo do status em que se encontra a despesa, alguns campos estarão desabilitados para proteção dos dados.

As três janelas de Adicionar de Despesas estão disponíveis na edição:

• Formulário
• Método de Pagamento
• Anexos

Informações da Despesa

Nessa janela, encontram-se as informações da despesa, incluindo seus anexos (se houver). Se selecionar Histórico, poderá ver o histórico de ações realizadas na despesa:

Observações

• A seção de Despesas oferece uma interface completa para a gestão financeira, permitindo um controle eficaz sobre as saídas de recursos da entidade.
• Os filtros e representações gráficas ajudam a entender melhor as despesas, facilitando a tomada de decisões informadas.

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