Seção de Despesas - Fipli
Descrição
A seção de Despesas no Fipli permite que os usuários gerenciem e visualizem as despesas da unidade de forma clara e organizada. A interface fornece ferramentas para filtrar e analisar dados financeiros, ajudando na tomada de decisões.
Funcionalidades Principais
Listar despesas
Para fazer a listagem de despesas, você deve ter ao menos uma unidade e uma despesa nessa unidade para ser listada.
Para listar despesas, você deve selecionar ao menos uma unidade na parte de filtro das despesas, no campo Unidades. Você pode selecionar mais de uma unidade ou selecionar todas de uma vez, escolhendo Todas unidades. Depois de definir a(s) unidade(s), é só clicar no botão Pesquisar, e o sistema vai carregar as despesas abaixo na tela.
A listagem de despesas é organizada em uma tabela com as seguintes colunas:
- Marcações: São algumas marcações que informam se a despesa tem anexo, se a despesa está conciliada e a origem da despesa, respectivamente.
- Beneficiário: A parte que recebe o pagamento.
- Categoria: A categoria à qual a despesa pertence.
- Valor: O montante da despesa.
- Vencimento: A data em que a despesa vence.
- Pagamento: A data em que a despesa foi paga, se aplicável.
- Competência: A data da competência da despesa.
- Conta Bancária: A conta associada à despesa.
- Status: O status atual da despesa (ex.: Aprovado, Processado, Pago).
- Aprovação: Se a despesa foi aprovada/rejeitada.
- Centro de custos: O centro de custos da despesa.
- Ações: Botões de ações disponíveis para cada despesa.
Abaixo da listagem, é exibida a quantidade de registros listados.
Desativar despesa
Para desativar uma despesa, primeiro você deve estar com a visualização de despesas ativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Depois, você deve clicar no botão vermelho com o ícone de lata de lixo na despesa específica, na listagem de despesas. Com isso, será exibido um pop-up confirmando se você quer mesmo desativar a despesa. Ao confirmar, a despesa será desativada, desaparecerá da visualização de despesas ativas e ficará disponível apenas na visualização de despesas inativas. Ela não será apagada; assim, se o usuário quiser, poderá ativar essa despesa novamente.
Ativar despesa
Para ativar uma despesa, primeiro você deve estar com a visualização de despesas inativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Depois, você deve clicar no botão verde com o ícone de acerto na despesa específica, na listagem de despesas. Com isso, será exibido um pop-up confirmando se você quer mesmo ativar a despesa. Ao confirmar, a despesa será ativada, desaparecerá da visualização de despesas inativas e ficará disponível apenas na visualização de despesas ativas.
Editar despesa
Para editar uma despesa, primeiro você deve estar com a visualização de despesas ativas. Esse tipo de visualização pode ser trocado na barra superior da listagem, à direita dos botões de ação, nas opções Ativos ou Inativos.
Clicando no botão verde com um ícone de lápis, uma tela de edição aparecerá. Com exceção de alguns campos, você poderá alterar os dados daquela despesa; não é possível alterar a unidade da despesa. Alguns campos podem ficar restritos após a despesa ser processada ou paga.
Quando terminar de editar os dados que queira alterar, clique em Alterar para aplicar essas mudanças. Assim, aparecerá um pop-up de confirmação, confirmando, as alterações serão aplicadas.
Criar despesa
Para criar uma nova despesa, você deve clicar no botão Nova Despesa, no canto superior esquerdo da tela. Assim, irá abrir uma tela para você selecionar como essa despesa será criada, tendo as opções:
- Boleto: Gerenciar boletos de despesas.
- Cupom Fiscal: Registrar despesas com cupons fiscais.
- Nota Fiscal (XML): Importar despesa a partir de um XML de NF-e ou NFS-e.
- Importação massiva: Importar despesas em lote via planilha.
- Inserção Manual: Adicionar despesa manualmente.
Formas de criar uma despesa:
Boleto
Para criar uma despesa por essa opção, primeiro é preciso selecionar a unidade em que a despesa será vinculada. Sem a unidade selecionada, o sistema não permite escolher o arquivo.
Depois, você pode anexar o boleto em PDF ou imagem, ou digitar a linha digitável/código de barras no campo abaixo do anexo e clicar no ícone de pesquisa. O sistema tenta ler o código de barras e preencher automaticamente os dados encontrados, como vencimento, valor e linha digitável.
Se o arquivo tiver senha, se o código não for identificado ou se o código digitado tiver menos de 44 caracteres, o sistema mostrará um aviso. Quando não for possível identificar o documento, será oferecida a opção de seguir para o cadastro manual. Se já existir uma despesa ativa na mesma unidade com o código de barras informado, o sistema exibirá uma mensagem de erro e não permitirá salvar outro lançamento com o mesmo código.
Após a leitura do boleto, você será passado para um formulário, revise os dados preenchidos e complete os campos obrigatórios do formulário, como categoria, datas, valor e tipo de cadastro, antes de salvar.
Cupom Fiscal
Para criar uma despesa por essa opção, primeiro é preciso selecionar a unidade em que a despesa será vinculada. Sem a unidade selecionada, o sistema não permite escolher o arquivo.
Depois, envie a imagem ou PDF do cupom fiscal com QR Code no campo de anexo. O sistema usa a leitura do QR Code para obter a chave de acesso e, quando disponível, preencher valor, datas e dados do emissor.
Se não for possível extrair a chave de acesso ou as informações do QR Code, o sistema mostrará um aviso e poderá direcionar o usuário para o cadastro manual. Se já existir uma despesa ativa na mesma unidade com a chave de acesso identificada, o sistema exibirá uma mensagem de erro.
Depois da leitura, você será passado para um formulário, revise os dados preenchidos e complete os demais campos obrigatórios antes de salvar a despesa.
Nota Fiscal (XML)
Para criar uma despesa por essa opção, primeiro é preciso selecionar a unidade em que a despesa será vinculada. Sem a unidade selecionada, o sistema não permite escolher o arquivo.
Você pode inserir a nota fiscal de duas formas:
- Enviar um arquivo XML: selecione um arquivo
.xmlv álido no campo de anexo. O sistema lê o XML e tenta preencher automaticamente data, valor, beneficiário e chave de acesso. - Buscar XML pela chave da NF-e: digite a chave da NF-e com 44 dígitos e clique em
Buscar XML. O sistema consulta o XML e, se disponível, anexa o XML e o PDF retornado.
Depois que o XML for carregado, você será passado para um formulário, revise os campos preenchidos automaticamente e complete as informações restantes antes de salvar. Se já existir uma despesa ativa na mesma unidade com a chave de acesso da nota, o sistema bloqueia a reutilização dessa chave.
Importação massiva
Essa forma de inserção usa dados copiados de uma planilha para importar várias despesas de uma vez. Na planilha, crie uma linha de cabeçalho e preencha as linhas abaixo com os lançamentos. Os campos tabulares obrigatórios para despesas são Data de vencimento, Data de pagamento e Valor; Observação é opcional.
Para iniciar, copie os dados da planilha, incluindo o cabeçalho, e cole no campo Dados de entrada. Ao sair do campo, o sistema converte os dados em tabela para conferência.
Na Seleção de módulo, escolha se os registros serão importados como Despesa ou Receita. Ao abrir pela tela de despesas, o módulo já inicia como despesa.
Na parte de Campos do sistema, configure dados que podem valer para todos os registros, como Unidade, Categoria, Status, Conta bancária e Centro de custo. A categoria pode ser definida como Categoria fixa, aplicada a todos os registros, ou Categoria por linha, usando uma coluna da planilha.
Na parte de Beneficiário, escolha entre cadastro fixo ou dinâmico. No modo fixo, todos os registros usam o mesmo beneficiário. No modo dinâmico, você associa colunas da planilha ao identificador do beneficiário, como CNPJ/CPF, e ao nome do beneficiário.
Na parte de Campos tabulares, associe as colunas da planilha aos campos do sistema: data de vencimento, data de pagamento, valor e observação.
Quando estiver tudo pronto, clique em Importar. O sistema abre uma tela de confirmação com os registros encontrados, resumo de valores e datas, e indicação sobre os beneficiários: encontrados, inativos ou não encontrados. Beneficiários inativos serão reativados e atualizados; beneficiários não encontrados serão criados automaticamente. Clicando em Confirmar importação, os registros serão criados no sistema.
Inserção Manual
Essa forma de inserção é a mais detalhada, em que você preenche os dados da despesa manualmente.
Para cadastrar uma despesa manualmente, é obrigatória a seleção de unidade, exceto para usuários coletores vinculados a uma unidade, categoria, data de vencimento, previsão de pagamento, data de competência, valor e tipo de cadastro.
Também é possível preencher ou vincular Status, Conta bancária, Beneficiário, Centro de custo, Departamento, Observação, Detalhes de Pagamento, Método de Pagamento, Anexos, Impostos e Outros.
Algumas regras dependem do status e do método de pagamento. Por exemplo, despesas com status Processado exigem conta bancária e beneficiário. Para método de pagamento Boleto, a linha digitável/código de barras é obrigatória; para PIX, são obrigatórios o tipo da chave e a chave PIX; para TED, são exigidos dados bancários como banco, agência e conta.
Split de despesa
Para usar essa funcionalidade, a despesa deve estar ativa na exibição de despesas ativas.
Na listagem de despesas, ao clicar no botão roxo "split de lançamento", abrirá uma modal para você fracionar o lançamento em valores e categorias diferentes. Você só poderá fracionar após preencher o valor completo. O registro macro será desativado e o motivo será marcado na observação; os novos registros, frutos do split, serão criados e marcados como originados do split.
Detalhes de despesa
Os detalhes da despesa mostram todos os dados relacionados à despesa.
Para acessá-los, você deve ir à listagem de despesas, tanto em Ativos quanto em Inativos, e clicar no botão verde Detalhes, que tem um ícone de informações, localizado na coluna de Ações.
Clicando no botão, será aberta uma página contendo algumas seções:
- Histórico: É o histórico de ações que ocorreram na despesa e a data e hora em que essas ações foram executadas. Por exemplo, dar a despesa como paga.
- Propriedade: É a unidade em que a despesa foi vinculada.
- Dados da despesa: São os dados da despesa, como categoria, data de vencimento, data de competência etc.
- Detalhes de pagamento: É referente ao valor final da despesa, desconto e multas/juros.
- Método de pagamento: Método de pagamento da despesa.
- Identificadores digitais: São identificadores que identificam a despesa, como código de barras ou chave de acesso, geralmente extraídos de boletos, cupons fiscais e notas fiscais.
- Observação: Observação/Descrição da despesa.
Histórico da despesa
O histórico da despesa é um registro das ações que ocorreram com essa despesa, por exemplo, quando você atualiza o status dessa despesa para Pago ou Processado. Ele sempre mostra a data e a hora dessas ações.
Para acessar o histórico, você pode seguir as instruções do tópico acima de Detalhes da despesa. Lá, na primeira seção, estará escrito Histórico e será mostrado o histórico da despesa. Para vê-lo completo, clique em Histórico; uma tela será aberta para visualizar melhor cada ação.
Reabrir despesa
O botão de reabrir despesa aparece na modal de edição. Caso uma despesa tenha sido paga ou rejeitada, os campos são desativados, porém você pode reabri-la se for o caso, quando algum detalhe estiver errado e precisar ser ajustado. Essa função é considerada um escape para erros.
Esse botão só será visível caso a despesa esteja com o Status como pago ou tenha sido rejeitada. Ele ficará visível ao lado do botão de Desativar dentro da tela de edição da despesa. Para entrar na tela de edição, consulte a funcionalidade Editar despesa.
Aprovar ou rejeitar despesa
A aprovação ou rejeição de despesas faz parte do fluxo de aprovação da unidade. Essa funcionalidade aparece quando a unidade possui o fluxo habilitado e o usuário tem permissão para aprovar ou rejeitar despesas.
Para aprovar ou rejeitar, primeiro filtre e liste as despesas desejadas. Em seguida, marque uma ou mais despesas usando a caixa de seleção da tabela. Quando houver despesas selecionadas, a tela exibe as ações em massa acima da listagem.
Clique em Atualização Massiva. Na janela aberta, procure o bloco Aprovar / Rejeitar, localizado antes dos campos de atualização. Esse bloco mostra o perfil ativo no login e, para usuários administradores, pode exibir o campo Aprovar/Rejeitar como (perfil).
Para aprovar, selecione o perfil quando o campo estiver disponível e clique em Aprovar selecionadas. O sistema abrirá a confirmação da aprovação. Confirme para registrar a aprovação no histórico das despesas selecionadas.
Para rejeitar, preencha o campo Motivo da rejeição (obrigatório para rejeitar) e clique em Rejeitar selecionadas. O sistema exibirá a confirmação de rejeição. Ao confirmar, as despesas selecionadas recebem a rejeição no fluxo e o motivo fica registrado no histórico.
Se o perfil selecionado já tiver aprovado ou rejeitado alguma das despesas, ou se ele não estiver na etapa atual do fluxo, a própria janela mostra um aviso e bloqueia a ação.
Processar despesa
Processar uma despesa indica que ela foi revisada e avançou para a etapa operacional anterior ao pagamento. Essa ação fica disponível na tela de edição da despesa, conforme status, permissões e regras da unidade.
Para processar, acesse a listagem de despesas, localize o lançamento desejado e clique no botão verde de edição, identificado pelo ícone de lápis, na coluna Ações.
Na janela de edição, revise os dados obrigatórios da despesa. Despesas processadas normalmente exigem informações como conta bancária, beneficiário e dados de pagamento, dependendo do método selecionado.
Quando a despesa estiver apta, clique no botão de processamento exibido na parte inferior da janela. O sistema abrirá uma confirmação com o título Processar e a mensagem Deseja processar essa despesa? Essa ação não poderá ser revertida..
Clique em Processar para confirmar. Depois disso, o status da despesa é atualizado, a listagem é recarregada e a ação passa a aparecer no histórico do lançamento.
Confirmar pagamento da despesa
A confirmação de pagamento registra que a despesa foi paga. Essa ação é executada pela tela de edição da despesa e pode ficar bloqueada quando a unidade exige aprovação completa antes do pagamento.
Para confirmar o pagamento, acesse a listagem de despesas ativas, localize a despesa e clique em Editar na coluna Ações.
Na janela de edição, confira a seção Detalhes de Pagamento, a conta bancária, o método de pagamento e a data de pagamento. Quando a despesa estiver apta para pagamento, o formulário exibirá a ação de pagamento.
Clique na ação de pagamento. O sistema abrirá uma confirmação com o título Pagamento e a mensagem Deseja confirmar o pagamento dessa despesa? Essa ação não poderá ser revertida..
Clique em Confirmar para registrar o pagamento. A despesa passa para o status de paga, a data de pagamento é registrada e o histórico do lançamento recebe a ação de pagamento.
Se a unidade estiver configurada para exigir o fluxo completo de aprovação, o pagamento só poderá ser confirmado depois que as aprovações necessárias forem concluídas.
Gerenciar recorrência e parcelas da despesa
A recorrência e o parcelamento permitem cadastrar despesas que se repetem ou que são divididas em mais de uma parcela. Essa configuração é feita no formulário da despesa.
Para configurar, clique em Nova Despesa e escolha uma forma de criação, ou edite uma despesa existente quando os campos estiverem liberados. No formulário, localize o campo Tipo de cadastro e selecione a opção de parcelamento ou Recorrência, conforme o caso.
Ao selecionar recorrência ou parcelamento, o formulário exibe campos adicionais para definir a quantidade de parcelas, datas e regras de geração. Preencha as informações solicitadas e revise o valor, vencimento, previsão de pagamento e competência antes de salvar.
Depois de salvar, as parcelas ou recorrências aparecem como lançamentos relacionados na listagem, respeitando o período pesquisado. Use os filtros de mês, ano e período para localizar as parcelas geradas.
Quando houver parcelas geradas a partir de uma despesa recorrente ou parcelada, a tela pode exibir a ação Excluir Parcelas. Essa ação fica disponível para tratar as parcelas vinculadas e deve ser usada com cuidado, pois altera os lançamentos gerados pela recorrência.
Antes de excluir parcelas, confira se está no lançamento correto e revise a mensagem da janela Excluir Parcelas. Confirme somente quando as parcelas relacionadas realmente não devem permanecer na listagem.
Atualização Massiva
A atualização massiva permite alterar informações de várias despesas de uma só vez. Essa funcionalidade é útil quando vários registros precisam receber o mesmo ajuste, evitando que cada despesa seja editada individualmente.
Para usar a atualização massiva, primeiro filtre e liste as despesas que deseja alterar. É necessário selecionar uma unidade específica para fazer a atualização massiva. Depois, selecione as despesas na listagem e clique na opção de atualização massiva, que estará abaixo do botão de Pesquisar. Essa opção só aparecerá se você selecionar uma ou mais despesas pela caixa de seleção. O sistema abrirá uma tela para definir quais campos serão atualizados nos registros selecionados.
Preencha apenas os campos que devem ser alterados. Os campos que ficarem em branco ou não forem selecionados não serão modificados nas despesas. Antes de concluir, revise as informações exibidas na confirmação, pois a alteração será aplicada a todas as despesas selecionadas.
Você poderá aprovar/rejeitar as despesas e definir alguns campos, como beneficiário, categoria, centro de custos e outros.
Após confirmar, o sistema atualizará os registros em lote. Algumas despesas podem ter campos bloqueados conforme o status atual, como despesas pagas, processadas ou rejeitadas. Nesses casos, somente os campos permitidos para edição serão alterados.
Desativar/Ativar Massivo
O recurso de desativar ou ativar despesas em massa permite alterar a situação de vários registros ao mesmo tempo. Ele funciona de forma parecida com as ações individuais de ativar e desativar, mas aplica a ação para todas as despesas selecionadas na listagem.
Para desativar despesas em massa, primeiro acesse a visualização de despesas ativas, selecione os registros desejados e clique no botão Desativar, exibido após a seleção dos registros. O sistema exibirá uma confirmação antes de concluir a ação. Ao confirmar, as despesas selecionadas deixarão de aparecer na visualização de despesas ativas e passarão a ficar disponíveis na visualização de despesas inativas.
Para ativar despesas em massa, acesse a visualização de despesas inativas, selecione os registros desejados e clique no botão Ativar, exibido após a seleção dos registros. Depois da confirmação, as despesas selecionadas voltarão para a visualização de despesas ativas.
Essas ações não apagam os registros do sistema. Elas apenas alteram a situação das despesas entre ativa e inativa, permitindo que os registros sejam recuperados posteriormente, se necessário.
Importação mensal
A importação mensal permite copiar despesas de um mês para outro. Essa funcionalidade é útil para relançar despesas que precisam ser repetidas em outro período, sem precisar cadastrar cada despesa manualmente.
Para usar a importação mensal, primeiro selecione ao menos uma unidade na listagem de despesas. Em seguida, clique no botão Importação Mensal, localizado na parte superior da tela. Caso nenhuma unidade esteja selecionada, o sistema exibirá um aviso solicitando a seleção de uma unidade.
Na tela de importação, você deve informar:
- Mês de origem: ano e mês usados para localizar as despesas que serão copiadas.
- Mês de destino: ano e mês para onde as despesas selecionadas serão importadas.
Depois de definir os períodos, clique em Pré-visualizar. O sistema buscará as despesas ativas disponíveis no mês de origem e exibirá uma lista com os registros encontrados. A pré-visualização mostra a data exibida para o registro, a categoria e o valor de cada despesa, além dos totais de registros encontrados, valor total no mês de origem e valor total selecionado.
Por padrão, todas as despesas encontradas ficam selecionadas. Você pode manter todas, selecionar Nenhum ou marcar/desmarcar despesas individualmente antes de confirmar. Se nenhuma despesa for encontrada para o mês de origem, o sistema mostrará um aviso e a lista permanecerá vazia.
Para concluir a importação, marque a confirmação Confirmo que desejo importar as despesas selecionadas para o mês de destino e clique em Importar selecionadas. O botão só ficará disponível quando houver ao menos uma despesa selecionada e a confirmação estiver marcada.
Ao finalizar, o sistema cria as despesas no mês de destino, fecha a tela de importação e atualiza a listagem para o período importado. O dia do vencimento original é mantido quando possível; se o mês de destino tiver menos dias, o sistema usa o último dia disponível daquele mês.
Filtrar despesas
A opção de filtrar despesas permite refinar a listagem para encontrar lançamentos específicos. Os filtros ficam disponíveis no topo da tela, abaixo do botão de Nova Despesa.
Para pesquisar despesas, é necessário selecionar ao menos uma unidade no campo Unidades. Você pode selecionar uma unidade específica, várias unidades ou a opção Todas unidades, quando disponível. Depois de preencher os filtros desejados, clique em Pesquisar para atualizar a listagem.
Os principais filtros disponíveis são:
- Unidades: limita a busca às unidades selecionadas.
- Conta bancária: exibe despesas vinculadas a uma conta bancária específica.
- Beneficiário: filtra despesas pelo beneficiário informado.
- Status: permite buscar despesas por situação, como novo, processado ou pago.
- Origem: filtra pela origem do lançamento, quando essa informação estiver disponível.
- Observação: busca despesas pelo texto informado na observação.
- Categoria: filtra despesas por categoria.
- Departamento: restringe a consulta a um departamento específico.
- Conciliação: permite visualizar despesas conforme a situação de conciliação.
- Centro de custo: filtra despesas vinculadas a um ou mais centros de custo.
- Período: define o intervalo de datas usado na pesquisa.
- Caixa/Competência: define se o período informado será aplicado pela visão de caixa ou pela competência.
Além dos filtros detalhados, a tela possui seleção rápida por ano e mês. Ao clicar em um mês, o sistema ajusta o período da consulta para o mês escolhido e atualiza a visualização das despesas.
Abaixo dos filtros, a tela também exibe algumas informações do resultado da pesquisa, como todos, vencidas, inadimplentes, vence hoje e próximos 7 dias. Essas informações refinam a visualização da lista já carregada, ajudando a identificar despesas que exigem atenção.
Quando alguns filtros estiverem aplicados, a tela mostra marcações abaixo do painel chamada Filtros ativos com os principais filtros ativos. Para remover os filtros preenchidos, clique em Limpar Filtros.